Dokumenti
Ena knjižnica na vašem lastnem strežniku in en dokument, povezan z vsakim zapisom, ki ga potrebuje. Ponudba, ki jo pošljete, je ponudba pri stranki, pri opravilu in v naslednjeletnem pogovoru o podaljšanju — ne štiri kopije z različnimi datumi v imenu datoteke.
Ime je vaše; končnica pripada datoteki
Dokument se imenuje tako, kot ga želite imenovati — "Okvirni sporazum, druga različica" — brez končnice v imenu in brez konvencije poimenovanja, ki bi si jo bilo treba zapomniti. Datoteka na strežniku se nikoli ne preimenuje, ob zapisu nazaj na vaš disk pa dobi svojo prvotno končnico nazaj, tako da se odpre v pravem programu. Z dvojnim klikom na vrstico uredite ime in opis.
- Katerakoli vrsta datoteke: PDF, DOCX, XLSX, slike, karkoli
- Opis ob imenu, po obojem je mogoče iskati
- Postojte z miško nad vrstico in vidite, pod katero datoteko je bila naložena
- [C], [Q], [I] in [+] povedo, kaj je dokument temu zapisu
Pogodba, ponudba, račun
Trije gumbi dajo dokumentu vlogo pri zapisu, ki mu pripada. Od tam naprej gumb QUOTATION pri stranki odpre ponudbo, gumb CONTRACT pa pogodbo — brez brskanja po seznamu in brez dvoma o tem, katera od šestih datotek je bila podpisana.
- En dokument je lahko ponudba za eno stranko in priloga za drugo
- Oznaka se po vsaki spremembi vrne, zato vloga preživi urejanje
- Show only assigned documents zoži knjižnico na ta zapis
- Iskalni filter teče po imenih in opisih
Štirje gumbi, štiri različna opravila
OPEN dokument prebere. EDIT ga odpre za spreminjanje in opazuje, kaj z njim počnete. DOWNLOAD ga zapiše v vašo mapo Downloads pod njegovim lastnim imenom datoteke. EXPORT ga zapiše, kamor rečete — in to je tisti, ki ga potrebujete, ko je treba dokument pripeti nečemu zunaj CRM.
- OPEN (F5) — preberite ga
- EDIT (F6) — spremenite ga in program vas vpraša za rezultat
- DOWNLOAD (F4) — kopija na običajnem mestu
- EXPORT (F7) — kopija tam, kjer izberete
Nova različica ponudbe
Uredite ponudbo, spremenite ceno, zaprite urejevalnik — in CRM to opazi. Ponudi, da spremenjeno datoteko obdrži kot novo različico tega dokumenta, pri istem zapisu in v isti vlogi. Stara ne izgine, nova pa ne potrebuje imena z datumom v njem. To je krog, zaradi katerega je knjižnici mogoče zaupati še leto kasneje.
- Program vpraša; nikoli ne prepiše tiho
- Vloga — pogodba, ponudba, račun — se prenese naprej
- Celotna zgodovina ostane pri zapisu, ki mu pripada
- Poglavje 8 priročnika vas korak za korakom vodi skoznjo
Tipke, ki jih je vredno osvojiti prvi dan
Upravljalnik dokumentov se odpre iz zapisa, na katerem stojite.
- F3
- Iskanje po knjižnici
- F4
- Prenesite izbrani dokument
- F5
- Odprite ga
- F6
- Uredite ga
- F7
- Izvozite ga, kamor želite
- F10
- Naložite datoteko s svojega računalnika
Kaj to nadomesti
Ne sistema za upravljanje dokumentov. Štiri navade, ki zrastejo tam, kjer ga ni.
- ponudba_koncna_v3_ZARES_koncna.pdf
- Mapo na skupnem disku, po kateri znata krmariti samo dva človeka
- Pripenjanje istega PDF k enajstim e-poštnim sporočilom
- "Katero smo jim pravzaprav poslali?"
Peljite skozenj eno ponudbo
Naložite jo, označite jo kot ponudbo, uredite jo in pustite, da vam program ponudi novo različico. To je celotna ideja v devetdesetih sekundah.