Документы
Одна библиотека на вашем собственном сервере и один документ, привязанный к каждой записи, которой он нужен. Предложение, которое вы отправили, — это то же предложение на карточке клиента, на задаче и в разговоре о продлении через год, а не четыре копии с разными датами в имени файла.
Имя — ваше, расширение принадлежит файлу
Документ называется так, как вы хотите его назвать, — «Рамочный договор, вторая версия», — без расширения в имени и без соглашения об именовании, которое надо помнить. Файл на сервере никогда не переименовывается, а когда он записывается обратно на ваш диск, ему возвращается исходное расширение, чтобы он открылся в нужной программе. Двойной щелчок по строке позволяет изменить имя и описание.
- Любой тип файла: PDF, DOCX, XLSX, изображения, что угодно
- Описание рядом с именем, и то и другое доступно поиску
- Наведите курсор на строку, чтобы увидеть, под каким файлом он был загружен
- [C], [Q], [I] и [+] показывают, чем документ является для этой записи
Договор, предложение, счёт
Три кнопки задают документу роль на той записи, которой он принадлежит. С этого момента кнопка QUOTATION на карточке клиента открывает предложение, а CONTRACT — договор: не надо искать по списку и нет сомнений, какой из шести файлов был подписан.
- Один документ может быть предложением для одного клиента и вложением для другого
- Метка возвращается после любого изменения, поэтому роль переживает редактирование
- Show only assigned documents сужает библиотеку до этой записи
- Фильтр поиска работает по именам и описаниям
Четыре кнопки, четыре разные задачи
OPEN открывает документ на чтение. EDIT открывает его для изменения и следит за тем, что вы с ним сделаете. DOWNLOAD записывает его в вашу папку загрузок под собственным именем файла. EXPORT записывает его туда, куда вы скажете, — и это то, что нужно, когда документ надо приложить к чему-то за пределами CRM.
- OPEN (F5) — прочитать
- EDIT (F6) — изменить и получить вопрос о результате
- DOWNLOAD (F4) — копия в обычном месте
- EXPORT (F7) — копия там, где выберете
Новая версия предложения
Отредактируйте предложение, измените цену, закройте редактор — и CRM это заметит. Она предложит сохранить изменённый файл как новую версию того же документа, на той же записи, в той же роли. Старая версия не исчезает, а новой не нужно имя с датой. Это и есть тот круг, который делает библиотеку заслуживающей доверия год спустя.
- Программа спрашивает; она никогда не перезаписывает молча
- Роль — договор, предложение, счёт — переносится на новую версию
- Вся история остаётся на той записи, которой принадлежит
- Глава 8 руководства проходит это шаг за шагом
Клавиши, которые стоит выучить в первый же день
Менеджер документов открывается с той записи, на которой вы стоите.
- F3
- Поиск по библиотеке
- F4
- Скачать выбранный документ
- F5
- Открыть его
- F6
- Редактировать его
- F7
- Экспортировать туда, куда выберете
- F10
- Загрузить файл со своего компьютера
Что это заменяет
Не систему управления документами. Четыре привычки, которые вырастают там, где её нет.
- quotation_final_v3_REALLY_final.pdf
- Папку на общем диске, в которой ориентируются только двое
- Приложение одного и того же PDF к одиннадцати письмам
- «А какой мы им в итоге отправили?»
Проведите через это одно предложение
Загрузите его, отметьте как предложение, отредактируйте — и дайте программе предложить вам новую версию. Вся идея за полторы минуты.