Dokumenti
Jedna zbirka na vašem vlastitom poslužitelju i jedan dokument povezan sa svakim zapisom kojem treba. Ponuda koju šaljete ista je ponuda kod kupca, na zadatku i u razgovoru o obnovi dogodine – a ne četiri kopije s različitim datumima u nazivu datoteke.
Naziv je vaš; nastavak pripada datoteci
Dokument se zove kako god ga vi želite zvati – "Okvirni sporazum, druga verzija" – bez nastavka datoteke u nazivu i bez pravila imenovanja kojih se treba sjećati. Datoteka na poslužitelju nikad se ne preimenuje, a kad se zapiše natrag na vaš disk, vraća joj se izvorni nastavak, pa se otvara u pravoj aplikaciji. Dvoklik na redak uređuje naziv i opis.
- Bilo koja vrsta datoteke: PDF, DOCX, XLSX, slike, bilo što
- Opis uz naziv, a oboje je pretraživo
- Zadržite li pokazivač na retku, vidjet ćete datoteku pod kojom je poslan
- [C], [Q], [I] i [+] označavaju što je dokument ovom zapisu
Ugovor, ponuda, račun
Tri gumba daju dokumentu ulogu na zapisu kojem pripada. Od tog trenutka gumb QUOTATION kod kupca otvara ponudu, a gumb CONTRACT otvara ugovor – bez traženja po popisu i bez dvojbe koja je od šest datoteka ona koja je potpisana.
- Jedan dokument može biti ponuda kod jednog kupca i privitak kod drugog
- Oznaka se vraća nakon svake promjene, pa uloga preživi uređivanje
- Show only assigned documents svodi zbirku na ovaj zapis
- Filtar pretraživanja ide po nazivima i opisima
Četiri gumba, četiri različita posla
OPEN čita dokument. EDIT ga otvara za promjenu i prati što ćete s njim učiniti. DOWNLOAD ga zapisuje u vašu mapu preuzimanja, pod njegovim vlastitim nazivom datoteke. EXPORT ga zapisuje kamo vi kažete – a to je onaj koji vam treba kad dokument treba priložiti nečemu izvan CRM-a.
- OPEN (F5) – pročitajte ga
- EDIT (F6) – promijenite ga, a program će pitati što s rezultatom
- DOWNLOAD (F4) – kopija na uobičajenom mjestu
- EXPORT (F7) – kopija ondje gdje odaberete
Nova verzija ponude
Uredite ponudu, promijenite cijenu, zatvorite uređivač – i CRM to primijeti. Ponudit će vam da promijenjenu datoteku zadrži kao novu verziju tog dokumenta, uz isti zapis i u istoj ulozi. Stara ne nestaje, a nova ne treba naziv s datumom u sebi. To je onaj puni krug koji zbirku čini pouzdanom i godinu dana kasnije.
- Program pita; nikad ne prepisuje u tišini
- Uloga – ugovor, ponuda, račun – prenosi se dalje
- Cijela povijest ostaje na zapisu kojem pripada
- Poglavlje 8 priručnika vodi kroz to korak po korak
Tipke koje vrijedi naučiti prvoga dana
Upravitelj dokumenata otvara se sa zapisa na kojem stojite.
- F3
- Pretražite zbirku
- F4
- Preuzmite odabrani dokument
- F5
- Otvorite ga
- F6
- Uredite ga
- F7
- Izvezite ga kamo želite
- F10
- Pošaljite datoteku sa svog računala
Što ovo zamjenjuje
Ne sustav za upravljanje dokumentima. Četiri navike koje niknu ondje gdje ga nema.
- ponuda_konacna_v3_STVARNO_konacna.pdf
- Mapu na zajedničkom disku po kojoj se snalaze samo dvoje ljudi
- Prilaganje istog PDF-a uz jedanaest poruka e-pošte
- "Koju smo im zapravo poslali?"
Provucite jednu ponudu kroz njega
Pošaljite je, označite je kao ponudu, uredite je i pustite program da vam ponudi novu verziju. To je cijela zamisao u devedeset sekundi.