Documentos
Uma biblioteca no seu próprio servidor, e um documento ligado a todos os registos que dele precisam. O orçamento que envia é o orçamento que está no cliente, na tarefa e na conversa de renovação do ano que vem — e não quatro cópias com datas diferentes no nome do ficheiro.
O nome é seu; a extensão pertence ao ficheiro
Um documento chama-se aquilo que quiser que ele se chame — "Contrato-quadro, segunda versão" — sem extensão no nome e sem convenção de nomes para memorizar. O ficheiro no servidor nunca muda de nome e, quando é escrito de volta para o seu disco, a extensão original é reposta, para que abra na aplicação certa. Faça duplo clique numa linha para editar o nome e a descrição.
- Qualquer tipo de ficheiro: PDF, DOCX, XLSX, imagens, o que for
- Uma descrição ao lado do nome, e ambos são pesquisáveis
- Passe o rato sobre uma linha para ver o ficheiro com que foi carregado
- [C], [Q], [I] e [+] dizem o que o documento é para este registo
Contrato, orçamento, fatura
Três botões dão a um documento uma função no registo a que pertence. A partir daí, o botão QUOTATION no cliente abre o orçamento e o botão CONTRACT abre o contrato — sem andar a procurar numa lista, e sem dúvidas sobre qual dos seis ficheiros foi o assinado.
- Um documento pode ser o orçamento de um cliente e um anexo de outro
- A marca é reposta depois de qualquer alteração, por isso a função sobrevive à edição
- Show only assigned documents reduz a biblioteca a este registo
- O filtro de pesquisa percorre nomes e descrições
Quatro botões, quatro trabalhos diferentes
OPEN lê o documento. EDIT abre-o para alterar e fica atento ao que lhe faz. DOWNLOAD escreve-o na sua pasta de transferências com o nome de ficheiro dele. EXPORT escreve-o onde disser — e é este que quer quando um documento tem de ser anexado a alguma coisa fora do CRM.
- OPEN (F5) — ler
- EDIT (F6) — alterar, e ser questionado sobre o resultado
- DOWNLOAD (F4) — uma cópia no sítio do costume
- EXPORT (F7) — uma cópia onde escolher
Uma nova versão do orçamento
Edite um orçamento, altere o preço, feche o editor — e o CRM dá por isso. Propõe guardar o ficheiro alterado como uma nova versão desse documento, no mesmo registo, na mesma função. O antigo não desaparece e o novo não precisa de um nome com uma data lá dentro. É esta ida e volta que torna a biblioteca fiável um ano depois.
- O programa pergunta; nunca substitui em silêncio
- A função — contrato, orçamento, fatura — é transportada
- Todo o histórico fica no registo a que pertence
- O capítulo 8 do manual percorre isto passo a passo
Teclas que vale a pena aprender no primeiro dia
O gestor de documentos abre-se a partir do registo em que está.
- F3
- Pesquisar na biblioteca
- F4
- Descarregar o documento selecionado
- F5
- Abri-lo
- F6
- Editá-lo
- F7
- Exportá-lo para onde quiser
- F10
- Carregar um ficheiro do seu computador
O que isto substitui
Não é um sistema de gestão documental. São os quatro hábitos que crescem onde não existe um.
- orcamento_final_v3_MESMO_final.pdf
- A pasta na drive partilhada que só duas pessoas sabem navegar
- Anexar o mesmo PDF a onze e-mails
- "Qual foi mesmo o que lhes enviámos?"
Faça passar um orçamento por ele
Carregue-o, marque-o como orçamento, edite-o e deixe o programa propor-lhe a nova versão. É a ideia toda em noventa segundos.