Dokumente
Eine Bibliothek auf Ihrem eigenen Server und ein Dokument, verknüpft mit jedem Datensatz, der es braucht. Das Angebot, das Sie verschicken, ist das Angebot am Kunden, an der Aufgabe und im Verlängerungsgespräch des nächsten Jahres — nicht vier Kopien mit verschiedenen Daten im Dateinamen.
Der Name gehört Ihnen, die Endung gehört der Datei
Ein Dokument heißt, wie Sie es nennen wollen — „Rahmenvertrag, zweite Fassung“ — ohne Dateiendung im Namen und ohne Namenskonvention, die man sich merken müsste. Die Datei auf dem Server wird nie umbenannt, und wenn sie auf Ihre Festplatte zurückgeschrieben wird, bekommt sie ihre ursprüngliche Endung wieder, damit sie in der richtigen Anwendung aufgeht. Ein Doppelklick auf die Zeile ändert Name und Beschreibung.
- Jeder Dateityp: PDF, DOCX, XLSX, Bilder, alles
- Eine Beschreibung neben dem Namen, und beides ist durchsuchbar
- Die Zeile überfahren zeigt die Datei, unter der es hochgeladen wurde
- [C], [Q], [I] und [+] zeigen, was das Dokument für diesen Datensatz ist
Vertrag, Angebot, Rechnung
Drei Schaltflächen geben einem Dokument eine Rolle an dem Datensatz, zu dem es gehört. Von da an öffnet die Schaltfläche QUOTATION am Kunden das Angebot und CONTRACT den Vertrag — kein Suchen in einer Liste und kein Zweifel, welche der sechs Dateien die unterschriebene ist.
- Ein Dokument kann für einen Kunden das Angebot und für einen anderen ein Anhang sein
- Die Markierung wird nach jeder Änderung wieder gesetzt, die Rolle übersteht das Bearbeiten also
- Show only assigned documents grenzt die Bibliothek auf diesen Datensatz ein
- Der Suchfilter läuft über Namen und Beschreibungen
Vier Schaltflächen, vier verschiedene Aufgaben
OPEN liest das Dokument. EDIT öffnet es zum Ändern und beobachtet, was Sie damit tun. DOWNLOAD schreibt es unter seinem eigenen Dateinamen in Ihren Download-Ordner. EXPORT schreibt es dorthin, wo Sie es sagen — und das ist das, was Sie wollen, wenn ein Dokument an etwas außerhalb des CRM angehängt werden muss.
- OPEN (F5) — lesen
- EDIT (F6) — ändern, und hinterher nach dem Ergebnis gefragt werden
- DOWNLOAD (F4) — eine Kopie am üblichen Ort
- EXPORT (F7) — eine Kopie dort, wo Sie wollen
Eine neue Fassung des Angebots
Angebot bearbeiten, Preis ändern, Editor schließen — und das CRM merkt es. Es bietet an, die geänderte Datei als neue Fassung dieses Dokuments zu behalten, am selben Datensatz, in derselben Rolle. Die alte verschwindet nicht, und die neue braucht keinen Namen mit einem Datum darin. Das ist der Rückweg, der die Bibliothek ein Jahr später vertrauenswürdig macht.
- Das Programm fragt; es überschreibt nie stillschweigend
- Die Rolle — Vertrag, Angebot, Rechnung — wird übernommen
- Der ganze Verlauf bleibt an dem Datensatz, zu dem er gehört
- Kapitel 8 des Handbuchs geht es Schritt für Schritt durch
Tasten, die sich am ersten Tag lohnen
Die Dokumentenverwaltung wird von dem Datensatz aus geöffnet, auf dem Sie gerade stehen.
- F3
- In der Bibliothek suchen
- F4
- Das ausgewählte Dokument herunterladen
- F5
- Es öffnen
- F6
- Es bearbeiten
- F7
- Es dorthin exportieren, wohin Sie wollen
- F10
- Eine Datei von Ihrem Rechner hochladen
Was das hier ersetzt
Kein Dokumentenmanagementsystem. Die vier Gewohnheiten, die dort wachsen, wo keines da ist.
- angebot_final_v3_WIRKLICH_final.pdf
- Den Ordner auf dem gemeinsamen Laufwerk, in dem sich nur zwei Leute zurechtfinden
- Dasselbe PDF an elf E-Mails hängen
- „Welches haben wir ihnen eigentlich geschickt?“
Schicken Sie ein Angebot einmal hindurch
Hochladen, als Angebot markieren, bearbeiten und das Programm die neue Fassung anbieten lassen. Das ist die ganze Idee in neunzig Sekunden.