Administration
Ein Nachmittag, einmal. Die gemeinsamen Listen, aus denen alle auswählen, die Benutzer und was jeder von ihnen sehen darf, zwei einfache Textdateien für Mail und Integrationen, und ein Import, der Ihre bestehende Kundenliste hereinholt.
Die Listen, aus denen alle auswählen
Länder, Städte, Schlagwörter, Produkte und Projekte, Funktionen, Distributoren, Währungen, Sprachen, rechnungsstellende Firmen und Muttergesellschaften werden einmal festgelegt und überall sonst nur noch gewählt. Erst das macht Filtern überhaupt möglich: Elf Leute können nicht nach einem Markt filtern, den drei von ihnen anders schreiben. Löschen und Umbenennen lassen sich auf Administratoren beschränken, damit eine gemeinsame Liste gemeinsam bleibt.
- Hinzufügen, umsortieren und entfernen — jede Liste funktioniert gleich
- Löschen für Nicht-Administratoren sperren, mit einem Haken
- Das Standardprodukt für neue Datensätze
- Die Lizenz bekommt einen eigenen Namen, damit ein Arbeitsplatz mit zweien weiß, welche welche ist
Benutzer, und was jeder von ihnen sieht
Ein Administrator legt einen Benutzer mit Namen, E-Mail-Adresse — die zugleich der Anmeldename ist — und Passwort an. Benutzer sind entweder Administratoren oder gewöhnliche Benutzer, und darüber hinaus folgt die Sichtbarkeit der Projektzuständigkeit: Weisen Sie einem Benutzer Projekte zu, und er sieht die Datensätze dieser Projekte. Das wird einmal gesetzt, und danach denkt niemand mehr daran.
- Administrator oder Benutzer, beim Anlegen des Kontos gewählt
- Die zugewiesenen Projekte entscheiden, wer welche Datensätze sieht
- Benutzer ändern ihr Passwort selbst, wann immer sie wollen
- Den ersten Administrator legt das Programm auf einer neuen Lizenz selbst an
Zwei Textdateien, beide kommentiert
mail.txt enthält drei Konfigurationen: das SMTP-Konto, aus dem Kampagnen und Erinnerungen versendet werden, und bis zu zwei IMAP-Postfächer, die die Aktivitätsmarkierung überwacht. integrations.txt enthält die externen Aktionen — LinkedIn öffnen, in Outlook suchen, alles ausführen, wofür Sie ein Skript schreiben können — und jeder Block darin kann eine eigene Tastenkombination bekommen. Beide Dateien sind gewöhnlicher Text, mit der Referenz als Kommentar darin.
- SMTP für Gmail, Microsoft 365 oder alles andere Übliche
- App-Passwörter in der Datei selbst erklärt, Schritt für Schritt
- Integrationen mit Platzhaltern: %EMAIL%, %MAILFROM% und die übrigen
- Hotkey definition (Ctrl+): M — eine Zeile, und die Aktion hat eine Taste
Ihre bestehende Liste, importiert
Kunden und Leads kommen aus einer CSV herein und gehen in eine hinaus. Ein Modifikator-Code je Zeile entscheidet, was der Import tut — anlegen, aktualisieren, nur Leeres füllen — sodass ein zweiter Durchlauf, der bloß die fehlenden Adressen ergänzt, nichts überschreiben kann, was ein Kollege inzwischen korrigiert hat. Zeilen werden über die Organisation zugeordnet, und mehrere Kontakte zu einer Organisation sind der Normalfall, kein Sonderfall.
- Kunden und Leads importieren, beide exportieren
- Nur einzelne Spalten importieren — etwa einen Durchlauf für die Adressen
- Die gemeinsamen Listen lassen sich aus derselben Datei laden
- Kapitel 16 des Handbuchs dokumentiert jede Spalte
Tasten, die sich am ersten Tag lohnen
Die Administrationsbildschirme hören auf dieselben Tasten wie alles andere.
- F5
- Der Reiter „Einstellungen“ — und überall sonst: neu laden
- F11
- Benutzerdefinierte Felder, und die ausgewählte Integration ausführen
- Ctrl+M
- Ihre eigene Tastenkombination, sobald Sie eine definiert haben
Was das hier ersetzt
Die Arbeit eines Administrators bemisst sich hier in Stunden pro Jahr, nicht pro Woche.
- Einen Berater, der das gekaufte CRM erst einrichtet
- Eine Preisstufe pro Administrator
- Das Benutzerverzeichnis, das sich von der Wirklichkeit entfernt
- Für einen Import zahlen, den jemand anders für Sie ausführt
In einem Nachmittag eingerichtet
Die Listen füllen, die Benutzer anlegen, mail.txt auf Ihr Postfach richten, die Kunden importieren, die Sie schon haben.