Администрирование
Полдня, один раз. Общие списки, из которых все выбирают, пользователи и то, что каждому из них видно, два обычных текстовых файла для почты и интеграций и импорт, который принимает ваш существующий список клиентов.
Списки, из которых выбирают все
Страны, города, ключевые слова, продукты и проекты, роли, дистрибьюторы, валюты, языки, компании-эмитенты счетов и головные организации задаются один раз и выбираются везде. Именно это заставляет фильтры работать вообще: одиннадцать человек не могут фильтровать по рынку, который трое из них пишут по-разному. Удаление и переименование можно закрыть за администраторами, чтобы общий список оставался общим.
- Добавить, переупорядочить и удалить — все списки устроены одинаково
- Запрет удаления для не-администраторов — одной отметкой
- Продукт по умолчанию для новых записей
- У лицензии есть собственное имя, чтобы на рабочем месте с двумя было ясно, где какая
Пользователи и то, что видит каждый из них
Администратор добавляет пользователя с именем, адресом электронной почты — он же имя для входа — и паролем. Пользователи бывают администраторами или обычными, а всё остальное в видимости решает разграничение по проектам: назначьте пользователю проекты, и он увидит записи этих проектов. Это задаётся один раз, и больше об этом никто не думает.
- Администратор или пользователь — выбирается при создании учётной записи
- Назначенные проекты решают, кто какие записи видит
- Пользователи меняют собственный пароль когда захотят
- Первого администратора на новой лицензии создаёт сама программа
Два текстовых файла, оба с комментариями
В mail.txt три настройки: учётная запись SMTP, из которой уходят кампании и напоминания, и до двух ящиков IMAP, за которыми следит флаг активности. В integrations.txt лежат внешние действия — открыть LinkedIn, найти письмо в Outlook, запустить всё, для чего вы можете написать сценарий, — и любому блоку в нём можно назначить собственную горячую клавишу. Оба файла — обычный текст, а справка написана прямо в них комментариями.
- SMTP для Gmail, Microsoft 365 или любого другого стандартного сервера
- Пароли приложений объяснены в самом файле, шаг за шагом
- Интеграции с подстановками: %EMAIL%, %MAILFROM% и остальными
- Hotkey definition (Ctrl+): M — одна строка, и у действия есть клавиша
Ваш существующий список, импортированный
Клиенты и лиды приходят из CSV и уходят обратно в него. Код-модификатор в каждой строке выбирает, что делает импорт, — добавить, обновить, заполнить только пустое, — поэтому второй проход, который лишь дописывает недостающие адреса, не может затереть то, что коллега с тех пор исправил. Строки сопоставляются по организации, а несколько контактов у одной организации — обычное дело, а не особый случай.
- Импорт клиентов и лидов, экспорт и тех и других
- Импорт только части столбцов — например, чтобы пройтись по адресам
- Общие списки можно загрузить из того же файла
- Глава 16 руководства описывает каждый столбец
Клавиши, которые стоит выучить в первый же день
Экраны администрирования отвечают на те же клавиши, что и всё остальное.
- F5
- Вкладка «Настройки» — и обновление во всех остальных местах
- F11
- Дополнительные поля и запуск выбранной интеграции
- Ctrl+M
- Ваша собственная горячая клавиша, когда вы её зададите
Что это заменяет
Работа администратора здесь измеряется часами в год, а не в неделю.
- Консультанта, который настраивает купленную вами CRM
- Тарифный уровень с оплатой за администратора
- Каталог пользователей, который расходится с действительностью
- Плату за импорт, который кто-то выполняет за вас
Настройте за полдня
Заполните списки, добавьте пользователей, направьте mail.txt на ваш почтовый ящик, импортируйте клиентов, которые у вас уже есть.