Administração
Uma tarde, uma vez. As listas partilhadas de onde todos escolhem, os utilizadores e o que cada um deles pode ver, dois ficheiros de texto simples para o correio e as integrações, e uma importação que traz para dentro a lista de clientes que já tem.
As listas de onde todos escolhem
Países, cidades, palavras-chave, produtos e projetos, funções, distribuidores, moedas, idiomas, empresas faturadoras e organizações-mãe definem-se uma vez e escolhem-se em todo o resto. É isso que faz a filtragem funcionar de todo: onze pessoas não podem filtrar por um mercado que três delas escrevem de maneira diferente. Eliminar e mudar o nome podem ficar reservados aos administradores, para que uma lista partilhada continue partilhada.
- Acrescentar, reordenar e remover — todas as listas funcionam da mesma forma
- Bloquear a eliminação para não administradores, com uma marca
- O produto predefinido dos registos novos
- A licença tem um nome próprio, para que um posto com duas saiba qual é qual
Utilizadores, e o que cada um deles vê
Um administrador acrescenta um utilizador com um nome, um endereço de e-mail — que é o nome de utilizador — e uma palavra-passe. Os utilizadores são administradores ou utilizadores normais, e a visibilidade para além disso segue os projetos: atribua um utilizador a projetos e ele vê os registos desses projetos. Define-se uma vez e depois ninguém volta a pensar nisso.
- Administrador ou utilizador, escolhido quando a conta é criada
- Os projetos atribuídos decidem quem vê que registos
- Os utilizadores mudam a sua própria palavra-passe quando quiserem
- O primeiro administrador é criado pelo próprio programa numa licença nova
Dois ficheiros de texto, ambos comentados
O mail.txt tem três configurações: a conta SMTP de onde saem as campanhas e os avisos, e até duas caixas IMAP que o sinalizador de atividade vigia. O integrations.txt tem as ações externas — abrir o LinkedIn, procurar no Outlook, executar tudo aquilo para que consiga escrever um comando — e qualquer bloco dele pode receber uma tecla de atalho própria. Ambos são texto simples, com a referência escrita lá dentro sob a forma de comentários.
- SMTP para Gmail, Microsoft 365 ou qualquer outro que seja padrão
- Palavras-passe de aplicação explicadas no próprio ficheiro, passo a passo
- Integrações com marcadores: %EMAIL%, %MAILFROM% e os restantes
- Hotkey definition (Ctrl+): M — uma linha, e a ação passa a ter tecla
A lista que já tem, importada
Clientes e leads entram a partir de um CSV, e voltam a sair para um. Um código modificador por linha escolhe o que a importação faz — acrescentar, atualizar, preencher só o que está vazio — para que uma segunda passagem, que apenas acrescenta as moradas em falta, não possa substituir nada que um colega tenha entretanto corrigido. As linhas são associadas pela organização, e vários contactos para uma organização são o normal e não um caso especial.
- Importar clientes e leads, exportar ambos
- Importar apenas algumas colunas — uma passagem de moradas, por exemplo
- As listas partilhadas podem ser carregadas do mesmo ficheiro
- O capítulo 16 do manual documenta todas as colunas
Teclas que vale a pena aprender no primeiro dia
Os ecrãs de administração respondem às mesmas teclas que tudo o resto.
- F5
- O separador Definições — e atualizar, em todo o resto
- F11
- Campos personalizados, e executar uma integração selecionada
- Ctrl+M
- A sua própria tecla de atalho, depois de a ter definido
O que isto substitui
O trabalho de um administrador aqui mede-se em horas por ano, não por semana.
- Um consultor para configurar o CRM que comprou
- Um escalão de licença por administrador
- O diretório de utilizadores que se vai desencontrando da realidade
- Pagar por uma importação que outra pessoa faz por si
Prepare tudo numa tarde
Preencha as listas, acrescente os utilizadores, aponte o mail.txt à sua caixa de correio, importe os clientes que já tem.