Correio recebido
Ninguém tem de se lembrar de registar o e-mail. O Wise CRM vigia a caixa de correio que lhe indicar, associa cada mensagem à organização de onde veio e regista-a nesse registo — onde toda a gente a vê.
O que acontece quando chega correio
O programa consulta a caixa de correio no seu próprio horário. Uma mensagem de um endereço que conhece é escrita nas ações registadas dessa organização, com o assunto e as primeiras linhas, e o sinalizador de atividade do registo fica verde — vermelho se tiver marcado esse remetente como urgente. Nada é apagado, movido ou respondido: a sua caixa de correio fica exatamente como estava.
- Até duas caixas de correio de entrada, por IMAP, por licença
- A correspondência é feita pelo endereço de e-mail do contacto
- O assunto e as primeiras linhas ficam registados, com a data e a hora
- Só de leitura: o CRM nunca toca na mensagem em si
Trabalhar com o sinalizador
A coluna Sel é um ciclo de cinco passos: clique no cabeçalho e a lista passa de tudo, para o que ainda não viu, para o que está marcado para o próximo envio, para os sinalizadores abertos, para só os urgentes. Qualquer passo sem linhas é saltado. Quando a mensagem estiver tratada, CLEAR ACTION FLAG repõe o registo no normal — para toda a gente, de uma vez.
- Um ponto significa ações que VOCÊ ainda não leu, por utilizador
- Verde: um sinalizador aberto. Vermelho: aberto e marcado como urgente.
- O ciclo nunca vai parar a uma lista vazia
- Limpar o sinalizador é um ato de equipa, não um ato pessoal
Ctrl+M — mostra-me o e-mail
A linha registada diz-lhe que chegou um e-mail. Às vezes é do e-mail que precisa. Fique no cliente e prima Ctrl+M: o Outlook abre e procura o remetente da mensagem recebida mais recente desse registo — que, numa conversa com quatro pessoas da mesma empresa, normalmente não é o contacto selecionado no formulário. É uma das integrações que vêm com o programa, e pode escrever as suas.
- A tecla de atalho é uma linha do integrations.txt: Hotkey definition (Ctrl+): M
- %MAILFROM% é o endereço da mensagem recebida mais recente
- Outras integrações abrem o LinkedIn, o site, ou o que quer que programe
- Tudo corre na sua máquina, com o seu próprio perfil do Outlook
Teclas que vale a pena aprender no primeiro dia
Duas destas são suas para redefinir — a tecla de atalho é uma linha do ficheiro de configuração.
- Ctrl+M
- Mostrar, no Outlook, o e-mail de quem escreveu por último
- F6
- A janela de integrações do contacto selecionado
- F11
- Executar a integração selecionada
- F5
- Atualizar, para que a limpeza feita por um colega apareça
O que isto substitui
Todo o ritual de transformar uma caixa de correio num registo, à mão.
- Copiar um e-mail para o CRM como nota, quando alguém se lembra
- Uma caixa de correio de apoio partilhada que ninguém sabe se foi respondida
- Reencaminhar "FYI" a três colegas para que fique registado
- Descobrir na renovação que uma queixa nunca foi registada
Aponte-o a uma caixa de correio
Preencha um bloco IMAP, espere pela próxima mensagem e veja o sinalizador ficar verde no cliente certo.